Vacaturebank

24 jan 2022


Medewerker administratie

Het Algemeen Secretariaat van de Taalunie zoekt een administratief medewerker.
Voltijds (36-urige werkweek)

De Taalunie

De Taalunie ontwikkelt en stimuleert beleid en kennis voor het Nederlands in Nederland, Vlaanderen en Suriname, en ondersteunt het Nederlands in de wereld. De Taalunie opereert in een groot, internationaal en divers netwerk, waarbij het Algemeen Secretariaat van de Taalunie op verschillende terreinen partijen met elkaar verbindt.

De Taalunie werkt beleidsmatig rond vijf aandachtsgebieden:

  • Standaardtaal
  • Nederlands, taalvariëteiten en andere talen
  • Onderwijs Nederlands binnen het taalgebied
  • Nederlands wereldwijd
  • Taal en cultuur

De Taalunie zet zich in voor toegankelijkheid, taalcreativiteit en internationalisering en ondersteunt het Nederlands als een dynamische taal. Voor de Taalunie is het belangrijk om een open en inclusieve organisatie te zijn voor haar medewerkers en haar partners.

Functieomschrijving

Als medewerker administratie verzorg je alle dagelijkse administratieve en secretariële taken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en instanties en daarmee een belangrijk gezicht van de organisatie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de facilitaire ondersteuning en dienstverlening.

Je komt bij ons terecht in een klein en informeel team van een dertigtal collega’s met een hart voor de zaak, waar je zelfstandig aan de slag gaat en waar veel ruimte is voor initiatief. Je gaat voor professionals werken die graag een beroep op jou doen. Wij vinden het belangrijk dat we op jou kunnen rekenen en dat collegialiteit en klantvriendelijkheid vanzelfsprekend bovenaan staan. Het secretariaat valt binnen de afdeling Bedrijfsvoering waar ook financiën, HR en ICT zijn ondergebracht en wordt aangestuurd door de coördinator bedrijfsvoering.

Taken

  • Je zorgt voor secretariële en beheersondersteuning binnen de organisatie door de dienstverlening vanuit het secretariaat te organiseren en af te stemmen op de behoeften en mogelijkheden
  • Je bent verantwoordelijk voor het interne en externe postbusbeheer: voor het doorsturen van e-mails of doorverwijzen van personen naar de medewerker of organisatie(s) waar de vraag thuishoort
  • Je beoordeelt binnenkomende telefoongesprekken op inhoud en belang, verstrekt indien mogelijk de benodigde informatie of verwijst door naar het betrokken team
  • Je ontvangt bezoekers
  • Je bent verantwoordelijk voor de facilitaire ondersteuning en dienstverlening, voor de inkoop van facilitaire zaken en voor het beheer van de voorraden
  • Je beheert het (oude papieren) archief en zorgt voor digitale archivering van stukken
  • Je regelt alle zaken met betrekking tot dienstreizen
  • Je boekt bij vastgestelde locaties vergaderzalen en/of regelt internationale vergaderingen via online verbindingen
  • Je organiseert en ondersteunt bijeenkomsten
  • Je verzorgt het opmaken van brieven en contracten en draagt zorg voor ondertekening en verzending


Wij zoeken

Een medewerker met:

  • een MBO diploma niveau 4 (Nederland)/bachelor (België) of gelijkwaardig werk-en denkniveau
  • een uitstekende kennis van het Office-pakket en affiniteit met digitale systemen
  • aantoonbare ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en het vastleggen van afspraken
  • de instelling van een teamspeler

Je bent:

  • klant- en resultaatgericht
  • dienstverlenend en stressbestendig
  • zelfstandig en accuraat en je neemt initiatief
  • efficiënt in organiseren en plannen
  • discreet en kunt vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie
  • communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk


Wij bieden

Een werkplek bij een internationale organisatie in het politieke hart van Nederland, België én Europa. Ons kantoor in Den Haag en deelkantoor in Brussel liggen centraal en zijn goed bereikbaar met het openbaar vervoer. De functie is in eerste instantie voor een periode van een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. Standplaats is Den Haag.

De Taalunie volgt het inschalingssysteem van de Nederlandse rijksoverheid. De functie is ingedeeld in schaal 6-8 en bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal € 2.269,32 en maximaal € 3.617,09 bruto per maand (bij een voltijds dienstverband). Overige aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zijn onder meer een eindejaarsuitkering van 8,3% van het jaarsalaris, pensioenopbouw bij het ABP en een ruime thuiswerkregeling met bijbehorende faciliteiten.

Interesse?

  • Voor meer informatie over deze functie kan je contact opnemen met Kadir Dogan, coördinator bedrijfsvoering (+31 6 43 19 98 77 of vacature@taalunie.org) of Kris Van de Poel, algemeen secretaris (vacature@taalunie.org).
  • Een sollicitatiebrief met cv stuur je uiterlijk 24 januari 2022 per e-mail naar vacature@taalunie.org.
  • Voor een representatieve vertegenwoordiging worden kandidaten uit België en Nederland van harte uitgenodigd te reageren.
  • Wij werven aan op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, origine of handicap.
  • Wij werken voor deze vacature niet met wervings- of selectiebureaus of recruiters.

Meer informatie over de Taalunie: www.taalunie.org