door Jessica Straetemans
Als je je eigen afstudeerscriptie of een werkstuk van je opleiding erbij pakt, schrik je waarschijnlijk: wat een moeilijke woorden en lange zinnen! Maar dat leerde je aan op school. Na afronding van je studie neem je die academische taal ook mee in je werk. En als je bij een overheidsorganisatie werkt, kom je erachter dat deze taal vaak niet geschikt is in contact met mensen in het land. En dat ook niet al je collega’s je snappen als je zo schrijft.
Om studenten bewust te maken van het belang van begrijpelijke communicatie en ze daarbij te helpen, organiseert de Taalunie workshops ‘begrijpelijke overheidstaal’ in het hoger onderwijs. Opleidingen/docenten van hogescholen en universiteiten in Nederland kunnen in 2023 en 2024 een workshop aanvragen. In 2025 willen we ook in het hoger onderwijs in Vlaanderen met dit thema aan de slag.
Doel van de workshop
Burgergericht en begrijpelijk communiceren is een vak, en moet je aanleren. Je maakt bewuste taalkeuzes op het gebied van woordgebruik, lengte en structuur van zinnen, logische verhaalopbouw, stijl en de manier waarop je je lezer of gesprekspartner aanspreekt.
Helaas krijgen deze vormen van taalcompetentie nog te weinig structureel aandacht in het hoger onderwijs, waardoor deze om- of bijscholing na de studie moet gebeuren. En ambtenaren vaak nog veel te lang in het oude patroon blijven schrijven.
De workshop is ontwikkeld om al tijdens de opleiding bewustzijn te creëren voor het belang van begrijpelijke overheidscommunicatie, om uitleg te geven over hoe je direct duidelijk communiceert, en om startende ambtenaren meteen al handvatten mee te geven. En hopelijk worden opleidingen geïnspireerd om het onderwerp blijvend aandacht te geven in hun lesprogramma’s.
Wat gaan we doen?
Tot en met eind 2024 verzorgen wij als Taalunie, met steun van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, workshops begrijpelijke overheidstaal op hogescholen en universiteiten in Nederland. Dat kan een korte training of gastles voor studenten zijn, of een leer- of inspiratiesessie voor een docententeam.
We richten ons met name op opleidingen waaruit studenten gemiddeld vaak doorstromen naar overheidsfuncties, zoals Bestuurskunde, Sociologie, Politicologie, Rechten, Bedrijfskunde en Communicatie.
|
Interesse in een workshop ‘begrijpelijke overheidstaal’? Werk je in het hoger onderwijs en heb je interesse in een workshop ‘begrijpelijke overheidstaal’ in een vak binnen jouw opleiding, of tijdens een studiedag of evenement van jouw faculteit? Stuur een mail aan Lydeke van Os. |
Hoe ziet zo’n workshop eruit?
De workshop is in feite een korte training. We bieden deze op maat aan, in overleg met de opleiding of faculteit en op basis van hun behoeften en mogelijkheden.
Voor het geven van de trainingen werken we samen met vier ervaren trainers: Paula van Gemen, Talissa Oude Bennink, Femke van Damme en Lodewijk van Noort.
Ingrediënten die sowieso in de training terugkomen:
- Bewustwording: zelf ervaren en van ervaringsdeskundigen horen hoe het is als je een tekst niet begrijpt, en wat voor gevolgen dat kan hebben.
- Zelf aan de slag met een tekst: je krijgt tips en adviezen voor bijvoorbeeld de opbouw en structuur van je zinnen, en welke woorden je beter wel en niet kunt gebruiken.
- Het belang van je teksten testen: je teksten laten meelezen door je medestudent, buurvrouw of (liefst) iemand voor wie de tekst bedoeld is. Hieruit krijg je vaak heel waardevolle feedback om je tekst te verbeteren.
Het is dus zeker geen training waarin je alleen trucjes en technieken leert, maar vooral ook het inzicht krijgt hoe belangrijk begrijpelijke communicatie is, en wat je ermee kunt bereiken.
‘Taal boeit me niet zo. Wat je ermee kunt bereiken des te meer!’
“Mensen denken vaak dat ik gek ben op taal, en allergisch voor spelfouten. Maar taal boeit me eigenlijk niet zo. Wat mij boeit, is communicatie. En dat wat jij bij die ander wil overbrengen, echt aankomt. Dat diegene er iets mee kan. Dat zijn of haar leven daardoor beter wordt. Het gaat over interactie tussen mensen,” legt Paula van Gemen uit.
Paula is een van de trainers. Ze geeft sinds 2002 trainingen helder en positief schrijven bij overheden en in het bedrijfsleven. In binnen- én buitenland. Ze is verbonden aan de organisaties Plain Language Association International en Clarity (over heldere juridische taal). Ook is ze sinds 2016 jurylid voor de Plain Language Awards in Nieuw-Zeeland.
Maar zoals gezegd, gaat het haar niet zozeer om de taal, maar om de communicatie: “Als communicatie effectief is, dan snijdt het mes aan drie kanten. Iedereen heeft er baat bij: de inwoner, jij als medewerker én de gemeente waar je voor werkt. Met duidelijke en positieve communicatie, is het contact tussen jou en de inwoner fijner, respectvoller. Je krijgt minder vragen, of juist sneller een reactie op jouw vragen. Minder frustraties. En een soepelere bedrijfsvoering. Alleen maar voordelen!”
Paula herinnert zich haar eerste training nog, in 2002: “Ik kreeg vooraf teksten van de deelnemers en ik dacht allemaal stoffige ambtenaren van minstens 60 aan te treffen. Niets was minder waar: het was een groep net afgestudeerde twintigers. Zij schreven dus heel wollig en oubollig. En ik dacht bij mezelf: hoe is het toch mogelijk dat je net klaar bent met je opleiding en dan zo schrijft?”
Ze kan het wel verklaren: “We worden tijdens onze schooltijd eigenlijk allemaal verpest, we leren het verkeerde aan. En dat weer afleren kost veel tijd en energie. En geld. Daarom vind ik het geweldig dat ik nu vanuit de Taalunie toch een beetje eerder in het proces mensen mag beïnvloeden. Deze jonge mensen staan aan het begin van hun carrière. Ik gun ze dat ze straks niets hoeven af te leren, maar dat ze een fijne, vliegende en vooral heldere schrijfstart krijgen.”
‘Wat doen we de mensen eigenlijk aan?’
“Het is makkelijker om iets aan te leren dan om iets af te leren.” Daarom is Talissa Oude Bennink blij dat ze trainingen over begrijpelijke overheidscommunicatie in het hoger onderwijs mag geven. “Eén van mijn persoonlijke ambities is om begrijpelijke taal verder te brengen binnen het onderwijs. Daar ligt dé basis als het gaat om taal. Ik vind het geweldig om daar een rol in te mogen spelen”, aldus Talissa.
Talissa maakt zich al jaren hard voor begrijpelijke communicatie bij de overheid. Eerst bij de gemeente Enschede, later bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkijksrelaties - bij de Direct Duidelijk Brigade, en de laatste jaren als adviseur en deelprojectleider Duidelijke Overheidscommunicatie bij Gebruiker Centraal.
“Mijn passie is taal en dan vooral begrijpelijke taal. Direct duidelijk maken waar je het over wilt hebben is bij mij van nature ingebakken. Net als communicatie mogelijk maken tussen verschillende mensen. Ik ben tweetalig opgevoed en van jongs af aan tolk voor mijn Roemeense grootouders en mijn Nederlandse familie om te zorgen dat iedereen elkaar begreep.”
“Al jaren zie ik in mijn werk wat het met mensen doet als een brief onbegrijpelijk is. Mensen raken in paniek, worden boos, verdrietig. Weten niet wat ze moeten doen, voelen zich machteloos, wanhopig. Wat doen we de mensen eigenlijk aan? Je hebt daar helemaal geen weet van. Dat nemen we ook mee in de training, want het is zo belangrijk om dat te horen.”
Die bewustwording is zo belangrijk. Als je iets niet weet, kun je het niet veranderen. Daarom zoekt Talissa altijd naar manieren om tot mensen door te dringen. Zo gaf ze laatst een training voor een groep hoger opgeleide ambtenaren en docenten. Ze begon de training in het Roemeens, om te kijken wat het met mensen doet als je in een vreemde taal met ze spreekt. ‘Het leek wel of ik een beroerte kreeg’, zei een deelnemer. Dit is dus wat we mensen aandoen als we in een vreemde taal – letterlijk en figuurlijk – met ze spreken.
Ook testen is een onderwerp bij de trainingen. ‘Testen, testen, testen’, is de mantra van Talissa. ”Wij kunnen schrijftips geven, ik kan mijn eigen teksten een paar dagen nalezen, maar je moet je tekst eigenlijk altijd laten testen door je doelgroep. En ik snap dat daar niet altijd de middelen en mogelijkheden voor zijn. Je kunt het ook op een eenvoudige manier doen: lees het hardop voor, laat je buurvrouw meelezen. Maar in het ideale geval, als je bij een gemeente werkt, loop je de publiekshal in en vraag je een paar inwoners je tekst te lezen en vraag je ze of ze het begrijpen. Het zal je verbazen wat een waardevolle feedback je krijgt.”
‘Ook intern is het fijn als de communicatie helder is’
16 november verzorgden Talissa en Femke van Damme een inspiratiesessie voor docenten van de Hogeschool Leiden. Femke: “We willen met dit project de ambtenaren van de toekomst bereiken. In deze sessie konden we docenten inspireren en bij ze benadrukken hoe belangrijk duidelijke communicatie is, en hoe je dat voor elkaar kunt krijgen. En zij kunnen dit weer aan hun studenten meegeven.”
Femke werkt al jaren als communicatieadviseur, tekstschrijver en schijftrainer bij de overheid. Ze werd in 2016 Ambassadeur Heldere Taal voor de Overheid. Zij is momenteel bij de Belastingsamenwerking West-Brabant met begrijpelijke brieven bezig. “Ik verdiep me graag in allerlei communicatievraagstukken, maar ik heb vooral een passie voor heldere taal. Van schrijven word ik blij. Het geeft me veel voldoening en energie als ik een tekst mag schrijven of herschrijven tot een prettig leesbare tekst.”
En het gaat niet alleen om de inwoners, burgers of ondernemers voor wie je schrijft. Ook intern is het fijn als de communicatie helder is. Bestuurders vinden het ook fijn. Femke: “Wethouders en burgemeesters zijn allemaal hartstikke druk. En dan krijgen ze ook nog eens van die dikke pakken papier, die ze voor de vergadering moeten doorakkeren. Bij een van mijn werkgevers hebben we toen heel erg ingezet op heldere voorstellen voor bestuurders. Dat werd heel goed ontvangen. Dat scheelde ze zo veel tijd.”
Femke over de samenwerking met de andere trainers: “Lodewijk, Paula, Talissa en ik vormen een mooi team, we vullen elkaar aan. Het zijn stuk voor stuk vakmensen. Samen ontwikkelen we de training verder, met de feedback die we krijgen.”
‘Studenten zeggen straks: ‘Als we iedereen willen bereiken, moet het anders. En ik weet hoe!’’
Lodewijk is de vierde trainer in het team. Hij is communicatiespecialist, een ervaren communicatietrainer en adviseur begrijpelijke communicatie. In 2017 werd hij Ambassadeur Heldere Taal voor de Overheid. In 2020 leverde zijn initiatief en aanpak van de landelijke campagne Direct Duidelijk een finalistenplaats op in de verkiezing Communicatieman/-vrouw 2020. Lodewijk is bestuurder van Plain Language Association International (PLAIN) en presenteert de Direct Duidelijk Tour, een serie webinars van Gebruiker Centraal over gebruiksvriendelijke dienstverlening en duidelijke communicatie bij de overheid.
Lodewijk was de eerste die een workshop mocht geven, aan masterstudenten van de opleiding Bestuurskunde aan de Radboud Universiteit. “Had ik dit maar eerder geweten, dit is een training waar ik direct iets aan heb”, zei een van de studenten. Het gaf Lodewijk ook motivatie om dit bij nog veel meer meer universiteiten en hoge scholen te gaan doen. Op 27 november gaf hij een tweede workshop in Nijmegen, voor de bachelorstudenten van de opleiding. Ook die werd enthousiast ontvangen. Student Daan zei na afloop: “Ik heb stage gelopen bij de gemeente Arnhem en schreef mee aan een beleidsplan. Daar ondervond ik hoe lastig het is een mix te vinden tussen inhoudelijke ambtelijke taal en taal voor het grote publiek. Ik heb in deze workshop nuttige tips gekregen voor hoe ik de boodschap concreet overbreng. Voortaan ga ik ook meer met opsommingen werken en korter schrijven.”
Dr. Stéfanie André, universitair docent Bestuurskunde aan de Radboud UniversiteitHet is belangrijk om onze studenten nu al mee te geven dat ze geen ambtelijke taal moeten gebruiken als ze later ambtenaar worden.
De training is gebaseerd op de interactieve trainingen die Lodewijk al langer geeft. “Het is aan de slag met je eigen werk, en meteen laten voelen hoe belangrijk het is dat je over begrijpelijke taal en communicatie nadenkt. En we geven veel oefeningen. Het is niet een hoorcollege, het is echt een praktische training.”
In de training is veel aandacht voor mensen die je wilt bereiken. En dat is niet altijd iemand die minder hoog opgeleid is, of laaggeletterd. “Ook voor jou en mij is een begrijpelijk geschreven brief fijn.” Lodewijk vertelt: “Ik kreeg eens een brief van het ziekenhuis, waar ik stress van kreeg, omdat het over een spannend onderzoek ging dat ik moest ondergaan. Ik las die brief niet goed, met als gevolg dat ik in het verkeerde ziekenhuis stond voor mijn afspraak. De mevrouw aan de balie vertelde ook dat dit wel tien keer per dag gebeurt. Zo’n brief lees je niet goed door de stress. En dat geldt ook voor overheidsbrieven. Die gaan ook over belangrijke dingen, dingen die stress veroorzaken. Heel belangrijk dus dat die brieven begrijpelijk zijn.”
Lodewijk vervolgt: “Ken je het verhaal van de belastingdienst in Noorwegen? Die wilde hun communicatie verbeteren, maar hebben uiteindelijk het hele systeem veranderd. Dat vind ik zo’n mooi voorbeeld: het gaat om de wereld die daarachter zit. En daarom is de opleiding ook zo belangrijk. Daar begint het. Ik wil studenten meegeven dat het anders kan, en vaak ook anders moet. En dat als zij straks bij een overheidsorganisatie komen te werken, ze durven te vragen: ”Als we iedereen willen bereiken, moet het anders. En ik weet hoe!”
Vraag een workshop ‘begrijpelijke overheidstaal’ aan!
Vraag een workshop, inspiratiesessie, training of gastles ‘begrijpelijke overheidstaal’ aan. Voor docenten of studenten. Als gastcollege binnen een vak, als workshop tijdens een studiedag van je opleiding of tijdens een evenement van jouw faculteit.
Vraag de workshop aan door een mail aan Lydeke van Os te sturen.
